Een uitzonderlijk verzoek behandelen

Voorafgaande controle

• Uitzonderlijk verzoek ontvangen in « To Do »
• Item uitzonderlijk verzoek « in afwachting »
• Verzoekdocumentatie beschikbaar
• Magistraat toewijsbaar voor beoordeling

Procedure

A. Acties van de griffie

1. Controleer « To Do » voor het item uitzonderlijk verzoek
2. Het item uitzonderlijk verzoek verschijnt automatisch
3. Klik op « Doorgeven »
   • Het verzoekitem wordt paars
   • Een projectitem verschijnt automatisch in het blauw
4. Klik in het projectitem op de vervolgkeuzelijst « Toewijzen aan »
5. Selecteer de magistraat
6. Klik op « Toewijzen aan »

B. Acties van de magistraat (beoordeling)

1. Controleer « To Do » voor het projectitem
2. Onderzoek het uitzonderlijk verzoek en rechtvaardiging
3. Bepaal of zitting nodig of beschikking van ambtshalve
4. Klik op « Dit artikel bewerken » voor instructies
5. Geef duidelijke instructies aan griffier (zitting of beschikking)
6. Klik op de vervolgkeuzelijst « Toewijzen aan »
7. Selecteer de griffier
8. Klik op « Doorgeven »

C. Acties van de griffier (voorbereiding zitting of beschikking)

1. Controleer « To Do » voor het projectitem
2. Lees de instructies van de magistraat
3. Optie A — Zitting : Stel datum, tijd en plaats van zitting vast
4. Optie B — Beschikking ambtshalve : Bereid ontwerp vervangingsbeschikking voor
5. Documenteer alle details in het item

D. Acties van de griffier (na zitting of redactie)

1. Na zitting of redactie beschikking van ambtshalve
2. Upload het ontwerp beschikking in het item via « Bestand toevoegen »
3. Klik op de vervolgkeuzelijst « Toewijzen aan »
4. Selecteer de magistraat
5. Klik op « Doorgeven »

E. Acties van de magistraat (afronding)

1. Controleer « To Do » voor het projectitem
2. Onderzoek het ontwerp vervangingsbeschikking
3. Maak het af (converteer naar PDF indien in Word)
4. Klik op de vervolgkeuzelijst « Toewijzen aan »
5. Selecteer de griffier
6. Klik op « Doorgeven » en onderteken digitaal
   • Het projectitem wordt groen

F. Acties van de griffier (teruggave en afronding)

1. Controleer « To Do » voor het ondertekende projectitem
2. Open het projectitem
3. Klik op « Doorgeven » en onderteken digitaal
   • Het projectitem wordt paars
   • Een item « definitief » wordt automatisch aangemaakt
4. Controleer « To Do » voor het definitieve item
5. Upload de ondertekende en gedateerde beschikking via « Bestand toevoegen »
6. Klik op « Doorgeven »
   • Het definitieve item wordt paars
   • De beschikking wordt openbaar

G. Kennisgeving en verzending

1. Klik in het chronologie-item op « Documentsjabloon »
2. Selecteer « Standaarddocumenten genereren en toevoegen »
3. Print de kennisgevingen van uitzonderlijke beslissing
4. Verzend per post naar alle partijen

Aandachtspunten

• Duidelijke instructies : Magistraat moet zitting of beschikking aangeven
• Officiële zitting : Bij zitting alle kosten en oproepingen verzekeren
• Beschikking ambtshalve : Zonder zitting, formele rechtvaardiging vereist
• PDF-conversie : Beschikking in Word omzetten naar PDF voor ondertekening
• Strikte datering : Beschikking gedateerd op dag van ondertekening magistraat
• Voortgang volgen : Kleurveranderingen geven voortgang in verwerking aan
• Volledige documentatie : Alle ondersteunende documenten gearchiveerd