Een dossier afsluiten

Greffier Magistraat ⏱ Geschatte tijd : 15 min C6
Dit is een privé-initiatief van praktijkmensen — geen officiële positie van de FOD Justitie of enige rechtbank. Elke jurisdictie blijft soeverein in haar organisatie.

Overzicht

Het afsluiten van een dossier volgt een proces in twee fasen: voorbereiding door de griffier, gevolgd door validatie door de magistraat. De beschikking sluit de procedure af. Het dossier wordt automatisch gearchiveerd 2 maanden na afsluiting.

A. Griffier — Voorbereiding van de afsluiting

Stap 1: De aanvraag voor afsluiting openen

  1. Open het tabblad « À faire » in JustRestart.
  2. Zoek het item « Demande de clôture » (rood).
  3. Dit item bevat zowel het verzoek als het beschikkingssjabloon.

Stap 2: Controleer de volledigheid

  1. Open het item « Demande de clôture ».
  2. Controleer of het verzoek van de schuldbemiddelaar volledig is.
  3. Verifieer de dossierinformatie (partijen, saldi, reden).

Stap 3: Doorgeven aan de magistraat

  1. Klik op de knop « Transmettre ».
  2. Een nieuw blauw item « Projet - jugement - Fin de la procédure » verschijnt.
  3. Dit item wordt aan de magistraat toegewezen voor beoordeling.

Stap 4: Commentaar toevoegen

  1. Open het blauwe item.
  2. Klik op « Modifier cet article ».
  3. Voeg opmerkingen of instructies toe voor de magistraat.
  4. Sla de wijzigingen op.

Stap 5: Beschikking voorbereiden

  1. Ga terug naar het « Demande de clôture »-item (rood).
  2. Download het beschikkingssjabloon (.docx).
  3. Vul de beschikking in met dossierinformatie.
  4. Zet het bestand om naar PDF.
  5. Ga terug naar het blauwe item en klik « Ajouter un fichier ».
  6. Upload de PDF van de beschikking.

Stap 6: Toewijzing aan magistraat

  1. Zoek in het blauwe item de dropdown « Sélectionnez acteur ».
  2. Kies « Attribuer à ».
  3. Selecteer de verantwoordelijke magistraat.
  4. Bevestig de toewijzing.

Stap 7: Openbare documenten genereren

  1. Klik op « Intégrer au volet public ».
  2. Selecteer de items om te publiceren.
  3. Klik « Générer des lettres ».
  4. Controleer de gegenereerde documenten.

Stap 8: Partijen notificeren

  1. Ga naar « Modèles de documents ».
  2. Selecteer « Notification ».
  3. Kies de datum en de partijen om in te lichten.
  4. Klik « Générer des documents types et les ajouter à la chronologie ».

Stap 9: Toegangen controleren

  1. Open « Gérer les accès au dossier ».
  2. Aandacht: « débiteurs de revenus » (schuldenaren met inkomsten) worden niet automatisch geïmporteerd.
  3. Voeg deze handmatig toe indien nodig voor dit dossier.

B. Magistraat — Beoordeling en ondertekening

Stap 1: Het verzoek raadplegen

  1. Ga naar uw « À faire ».
  2. Het item « Projet - jugement - Fin de la procédure » (blauw) staat daar.
  3. Lees de opmerkingen van de griffier.

Stap 2: Het dossier onderzoeken

  1. Ga naar de dossierpagina.
  2. Bekijk de volledige chronologie.
  3. Open het « Demande de clôture »-item om het verzoek te lezen.

Stap 3: Beschikking downloaden

  1. Ga terug naar het blauwe item.
  2. Download de beschikking bereid door de griffier.
  3. Controleer en vul aan indien nodig.

Stap 4: Definitieve versie uploaden

  1. Klik « Ajouter un fichier ».
  2. Upload de gewijzigde beschikking (PDF of Word).
  3. Sla het bestand op.

Stap 5: Toewijzing aan griffier

  1. Zoek de dropdown « Sélectionnez acteur ».
  2. Kies « Attribuer à ».
  3. Selecteer de griffier voor contratekening.

Stap 6: Onderteken de beschikking

  1. Klik op de knop « Signer ».
  2. Kies uw ondertekeningswijze:
    • « e-ID / itsme » voor elektronische ondertekening.
    • « Signé en dehors de JustRestart » voor papieren ondertekening.
  3. Voltooi de ondertekening.

Stap 7: Doorgeven aan griffier

  1. Klik « Transmettre ».
  2. De ondertekende beschikking gaat terug naar de griffier.

C. Griffier — Afronding en informatische afsluiting

Stap 1: Contratekenen van de beschikking

  1. Het blauwe item keert naar de griffier terug.
  2. Pas hetzelfde ondertekeningsproces toe.
  3. Download, onderteken en upload het ondertekende bestand.

Stap 2: Informatische afsluiting

  1. Ga naar het tabblad « Actions » van het dossier.
  2. Klik « Clôturer ».
  3. Selecteer de afsluitingsreden:
    • Paiement des soldes (betaling van saldi)
    • Révocation (herroeping)
    • Radiation (doorhaling)
    • Sans objet (zonder voorwerp)
    • Sujet après appel (onderwerp na hoger beroep)
    • Règlement impossible (onmogelijke schikking)
    • Désistement (afstand)
    • Non admissible (niet-ontvankelijk)
    • Remise des dettes (schuldkwijtschelding)
  4. Voer de afsluitingsdatum in.
  5. Bevestig de afsluiting.

Stap 3: Documenten controleren

  1. Raadpleeg het FCA-formulier van het dossier.
  2. Controleer de kwitantiedocumenten.
  3. Bevestig dat alles in orde is.

Stap 4: Archivering

  • Automatisch: 2 maanden na afsluiting wordt het dossier automatisch gearchiveerd.
  • Handmatig: u kunt ook direct archiveren via « Archiver ».

Aandachtspunten

  • Schuldenaren met inkomsten: worden niet automatisch geïmporteerd. Voeg deze handmatig toe bij « Gérer les accès » indien relevant.
  • Afsluitingsreden: zorgvuldig selecteren. Dit bepaalt vervolgacties na afsluiting.
  • Beschikking: cruciaal document. Zorg voor volledigheid en conformiteit met dossierfeitelijkheden.
  • Notificaties: genereren en verzenden vóór informatische afsluiting.
  • Automatische archivering: gepland 2 maanden na afsluiting. Geen actie vereist.

Geschatte duur

15 minuten (exclusief magistraatbeoordeling en bestuurlijke termijnen).

Verwante fiches