Traiter une requête en remplacement de médiateur

Prérequis

• La requête en remplacement de médiateur est enregistrée (C1).
• Vous disposez d'un accès à JustRestart avec les droits appropriés.

Procédure

a) Greffe : Réception et transmission

Version numérique (requête reçue via JustRestart) :

1. Consultez les « to do » du dossier.
2. Identifiez l'item requête de remplacement.

Version papier (requête reçue par courrier) :

1. Créez un nouvel item « demande de remplacement du médiateur » via « Ajouter un nouvel élément pour une autre capacité ».
2. Téléchargez le document papier reçu via « ajouter un fichier ».

Convergence (numérique et papier) :

3. Cliquez sur « Transmettre » dans l'item requête.
   • L'item requête passe en mauve.
   • Un item projet se crée automatiquement en bleu.
4. Attribuez l'item « projet » au magistrat via liste déroulante puis « attribuer à ».

b) Magistrat : Examen et instructions

1. Consultez les « to do » du dossier.
2. Examinez la requête en remplacement.
3. Donnez les instructions au greffier via « modifier cet article » (p. ex., fixer audience ou procédure d'office).
4. Attribuez l'item au greffier.

c) Greffier : Préparation (deux variantes)

Variante 1 : Fixer le dossier à l'audience

1. Consultez les « to do » du dossier.
2. Préparez la convocation à l'audience selon les instructions du magistrat.
3. Chargez le projet d'ordonnance via « ajouter un fichier » après l'audience.

Variante 2 : Préparation d'office

1. Consultez les « to do » du dossier.
2. Préparez le projet d'ordonnance de remplacement selon les instructions.

Convergence (après audience ou après rédaction d'office) :

4. Charger le projet d'ordonnance dans l'item via « ajouter un fichier ».
5. Transmettez l'item au magistrat via « Transmettre ».

d) Magistrat : Finalisation et signature

1. Consultez les « to do » du dossier.
2. Examinez le projet d'ordonnance de remplacement.
3. Finalisez le projet (convertissez en PDF si en Word).
4. Attribuez l'item au greffier via liste déroulante.
5. Cliquez sur « Transmettre » et signez.
   • Le projet passe en vert.

e) Greffier : Signature finale

1. Consultez les « to do » du dossier.
2. Ouvrez l'item « projet » en vert.
3. Cliquez sur « Transmettre » et signez numériquement.
   • Le projet passe en mauve.
   • Un item définitif se crée automatiquement.

f) Greffier : Intégration du document final

1. Ouvrez l'item « définitif » nouvellement créé.
2. Chargez l'ordonnance signée et datée via « ajouter un fichier ».
3. Cliquez sur « Transmettre ».
   • L'item définitif passe en mauve.
   • L'ordonnance devient publique.

g) Greffe : Notification et mise à jour

1. Attendez 8 jours après la signature de l'ordonnance de remplacement.
2. Cliquez sur « modèle de documents » en haut du dossier.
3. Sélectionnez « générer des documents types » pour les notifications.
4. Imprimez et envoyez les notifications papier aux parties.
5. Modifiez le nom du médiateur sur la page de garde du dossier (champ dédié).
6. La notification de remplacement a lieu automatiquement après la transmission.

Points d'attention

• Délai de 8 jours : La notification ne s'effectue que 8 jours après la signature.
• Mise à jour du médiateur : Modifier le nom du médiateur sur la page de garde est obligatoire.
• Deux procédures possibles : Audience ou rédaction d'office selon l'instruction du magistrat.
• Notification automatique : Le système génère les notifications après modification du nom.
• Traçabilité : Documentez la date de remplacement pour le dossier.