Nettoyer la structure du dossier

Médiateur ⏱ Temps estimé : 15 min M14
Ceci est une initiative privée de praticiens — aucune position officielle du SPF Justice ni d'aucun tribunal. Chaque juridiction reste souveraine dans son organisation.

Contexte

Après l'homologation, certains créanciers et débiteurs ne conservent plus les mêmes droits procéduraux. Certains sont déclarés « renonçant » (abandon volontaire), « forclos » (délai expiré), ou encodés erronément dans le dossier.

Le nettoyage de la structure du dossier permet de réviser l'accès et les droits, garantissant la cohérence administrative et légale du dossier jusqu'à sa clôture définitive.

Prérequis

  • Homologation du plan de règlement obtenue (M1)
  • Identification des créanciers renonçants et forclos (M5)
  • Accès au dossier en statut post-homologation

Procédure

Étape 1 : Identifier les parties à nettoyer

Parcourez la liste des acteurs du dossier. Repérez ceux qui :

  • Ont renoncé volontairement au droit de recours
  • Sont déclarés « forclos » (délai de droit pasé)
  • Possèdent des erreurs d'encodage

Conservez une trace écrite des modifications.

Étape 2 : Préparer la demande de nettoyage

Rédigez une demande formelle adressée au greffe (tribunal). Mentionnez :

  • Numéro du dossier et identifiants des parties
  • Motif précis de suppression ou révocation
  • Référence à l'ordonnance d'homologation

Étape 3 : Demander l'ordonnance de nettoyage

Soumettez au tribunal une demande pour obtenir une ordonnance de nettoyage avec moratoire de 1 mois. Ce moratoire permet à toute partie de présenter des observations.

Étape 4 : Vérifier la signature du tribunal

Attendez la signature de l'ordonnance par le tribunal. Le moratoire d'un mois débute à compter de la notification.

Étape 5 : Transmettre au greffe

Transmettez l'ordonnance signée au greffe. Celui-ci procède à :

  • Suppression des fiches acteur concernées
  • Révocation des droits d'accès et de consultation

Étape 6 : Vérifier la section « Acteurs supprimés »

Retournez dans la fiche du dossier. Consultez la section « Acteurs supprimés de la procédure » pour confirmer que le nettoyage a été effectué.

Étape 7 : Documenter les modifications

Conservez dans le dossier médiation les traces de modification. Incluez :

  • Copie de l'ordonnance signée
  • Liste des acteurs supprimés
  • Motifs de chaque suppression

Étape 8 : Archiver et fermer le chapitre

Une fois le nettoyage vérifié, archivez les documents. Le dossier entre en phase de suivi de l'exécution du plan.

Points d'attention

  • Moratoire obligatoire : Un délai de 1 mois doit être respecté avant suppression définitive.
  • Distinction suppression/révocation : La suppression efface la fiche acteur ; la révocation retire les droits procéduraux.
  • Traçabilité : La section « Acteurs supprimés » conserve l'historique pour audit et contentieux.
  • Droits restreints post-homologation : Après homologation, les créanciers renonçants et forclos perdent leurs droits à recours et à modification du plan.
  • Délai critique : Lancer la demande rapidement après homologation pour ne pas retarder la clôture du dossier.

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